Produits Avery Canada s’est entretenue avec Angela Koshman, une experte dans le domaine de l’organisation de réunions et d’événements, concernant le vent de changement dans le contexte de l’après‑pandémie qui souffle sur le secteur de l’événementiel au Canada.
Au cours des deux dernières années, la pandémie de COVID‑19 a eu des répercussions sans précédent sur l’ensemble du secteur au pays. Cependant, avec l’assouplissement ou la suppression des restrictions en 2022, nous observons la reprise graduelle des conférences, des congrès, des salons commerciaux et d’autres grandes réunions en personne.
Même si les choses vont certainement dans la bonne direction, la tenue à nouveau d’événements en personne de grande envergure ne signifie pas pour autant que les choses sont revenues à la normale. La planification d’un événement dans le contexte de l’après-pandémie s’accompagne de nouveaux défis et de nombreuses questions. C’est pourquoi Produits Avery Canada s’est entretenue avec Angela Koshman, directrice des ventes canadiennes pour pc/nametag®, un nom de confiance dans l’industrie de l’événementiel au Canada.
Situation de l’industrie de la planification d’événements en personne
« Les conférences, les rencontres en personne et les salons professionnels sont de retour au Canada, et les acteurs de l’industrie de l’événementiel ne pourraient pas être plus emballés, déclare Mme Koshman. D’après ce que j’observe, les chiffres sont élevés et continuent d’augmenter au rythme de la levée des restrictions. »
Mme Koshman poursuit en expliquant que, bien que le retour aux réunions en personne au Canada s’est fait un peu plus graduellement qu’aux États‑Unis (où certaines régions dans ce pays n’ont pas eu à composer avec les mêmes mesures de fermeture et restrictions), les planificateurs d’événements ont été surpris de constater à quel point les chiffres quant à la participation à ce genre d’événements étaient élevés. Étant donné qu’une grande partie des secteurs au pays viennent tout juste de reprendre leurs activités en mars dernier, il s’agit là indéniablement d’un signe positif!
Se préparer aux imprévus!
Comme le nombre de participants aux congrès, aux conférences et autres réunions en personne au Canada ne cesse de croître, il en va de même pour les fournitures de réunion. Pour les planificateurs, cette hausse signifie qu’ils doivent se procurer des fournitures le plus tôt possible pour s’assurer qu’ils disposent des articles dont ils ont besoin en temps opportun.
« Les gens sont impatients de se voir, de renouer, explique Mme Koshman. Plus de gens pourraient assister [à l’événement] que vous ne le pensez. Alors, préparez-vous! »
En outre, dans le contexte d’après-pandémie, l’une des nouvelles difficultés dans le cadre de la planification de rencontres en personne est la possibilité d’une hausse accrue des annulations et des changements de participants, notamment en raison du niveau d’aisance de chacun quant aux risques d’exposition possibles au virus.
Pour composer avec cette incertitude, Mme Koshman recommande d’avoir à disposition des badges et des étiquettes supplémentaires tout au long de l’événement.
« Je suggère d’avoir toujours sous la main des cartes supplémentaires, préimprimées avec l’illustration adéquate, afin d’être prêt à tout changement de nom ou à l’arrivée d’invités imprévus, déclare-t-elle. Vous pouvez ainsi préparer des feuilles de cartes en format 8,5 po x 11 po prêtes à être imprimées sur place ou opter pour une solution d’étiquettes transparentes afin d’ajouter des renseignements directement sur vos cartes préimprimées. »
Mme Koshman mentionne également que, bien que la plupart des installations de conférence soient dotées d’imprimantes en noir et blanc, les planificateurs pourraient vouloir se préparer avec leur propre imprimante couleur.
Éléments essentiels de la planification dans le contexte de l’après-pandémie
La planification d’un événement dans la foulée de l’après pandémie peut être accompagnée d’une boîte à outils pour l’étiquetage distinct, lorsqu’il s’agit de stocker vos articles essentiels. Une telle approche est non seulement tout à fait judicieuse lorsqu’il est question d’événements professionnels, comme les conférences, les congrès, les réunions hors site et les salons commerciaux, mais aussi pour les événements personnels comme les mariages, les fêtes prénatales ou prénuptiales, les anniversaires marquants, les réunions de famille et les autres événements qui peuvent aussi nécessiter de mettre en place quelques mesures supplémentaires pour que toutes les personnes présentes se sentent en sécurité et à l’aise.
« Pour l’instant, les postes de désinfection des mains et les files d’attente en raison de l’éloignement social semblent destinées à faire partie de notre réalité pour une courte période, explique Mme Koshman. Il est toutefois très difficile de dire si ces éléments deviendront quelque chose de courant dans les années à venir. »
Voici quelques points à prendre en considération dans le cadre de la planification de votre événement.
Codes de couleur pour l’éloignement social
Selon Mme Koshman, certains des articles les plus populaires sont ceux qui comportent des indications non verbales pour l’éloignement social. Les rubans, les codes de couleurs, les cordons ou les onglets UltraTabs de différentes couleurs peuvent être utilisées pour dire de façon non verbale si un participant est d’accord avec les poignées de main ou les accolades, s’il est incertain, ou s’il préfère que les gens maintiennent une distance de deux mètres (six pieds).
Signalisation directionnelle
La signalisation demeure un moyen important de communication non verbale. Utilisez des décalcomanies au sol et des affiches en vinyle amovibles pour diriger les déplacements ou le trafic et informer les participants de l’emplacement des kiosques, des commodités et des postes importants. Des étiquettes en vinyle amovibles peuvent également être appliquées sur les sièges et les tables, si vous choisissez de maintenir l’éloignement social entre les personnes présentes ou de fermer et d’ouvrir certaines zones occupées par des places assises.
Signalisation de santé et de sécurité
Les postes de lavage des mains et les affiches indiquant les attentes quant au port du masque, les saines habitudes à adopter, l’éloignement social et bien plus encore sont susceptibles d’être des éléments très communs dans le cadre des événements de grande envergure pendant encore un bon moment. Cependant, Mme Koshman souligne que les planificateurs d’événements doivent être clairs et concis au sujet des attentes concernant les protocoles de santé avant d’accueillir les participants à leur réunion en personne.
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À propos de pc/nametag
pc/nametagMD est un nom de confiance dans l’industrie de l’organisation de réunions et des événements. Cette entreprise propose des badges et des fournitures d’inscription novateurs et exclusifs, ainsi que des services personnalisés conçus pour faciliter le travail du planificateur, tout en contribuant au succès de chaque événement.
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